Lần gần nhất tôi ngồi lọc hồ sơ cho một vị trí nhân viên mua hàng, có hơn bốn chục bộ CV gửi về trong hai tuần. Gần một nửa ghi mục tiêu nghề nghiệp kiểu “muốn được học hỏi trong môi trường chuyên nghiệp”. Không ai trong số đó nói được mình đã từng mua cái gì, mua của ai, với giá ra sao. Người tôi chọn cuối cùng lại là một bạn làm thủ kho ba năm, CV xấu, nhưng ghi rõ từng đợt kiểm kê lệch số và cách bạn ấy truy lại hóa đơn đầu vào.
Chuyện đó nói khá nhiều về nghề thu mua. Ở ngoài nhìn vào, người ta hay nghĩ đây là việc cầm tiền công ty đi mua đồ, ai cũng làm được. Ngồi ở phía tuyển thì tôi thấy khác hẳn. Thứ chúng tôi tìm không phải người biết mặc cả, mà là người chịu được việc theo dõi hàng chục đơn hàng cùng lúc, nhớ được nhà cung cấp nào hay giao trễ, và đủ tỉnh táo để không bị một lời mời ăn trưa làm lệch quyết định.
Tôi viết phần dưới cho người đang tính vào nghề, hoặc đang làm kế toán, kho, xuất nhập khẩu mà muốn chuyển sang.
Một ngày làm thu mua trông như thế nào
Buổi sáng của một nhân viên mua hàng ở nhà máy thường bắt đầu bằng hộp thư. Có vài phiếu đề nghị mua hàng (purchase requisition, hay gọi tắt là PR) từ bộ phận sản xuất, một phiếu từ phòng hành chính xin mua mực in, và hai email của nhà cung cấp báo lùi ngày giao. Trước chín giờ đã phải biết hôm nay cái gì gấp nhất.
Phần lớn thời gian không nằm ở bàn đàm phán. Nó nằm ở việc gửi yêu cầu báo giá, gom báo giá về so sánh, làm tờ trình xin duyệt, phát hành đơn đặt hàng (purchase order, PO), rồi đuổi theo đơn hàng đó cho tới lúc hàng về kho và hóa đơn khớp với phiếu nhập. Cái khác nhau giữa người làm lâu và người mới là tốc độ và việc họ biết bước nào có thể làm song song.
Buổi chiều thường là lúc xử lý sự cố: hàng về thiếu, sai quy cách, kế toán gọi hỏi sao hóa đơn chưa có. Nếu công ty nhập khẩu thì thêm chuyện chứng từ, lịch tàu, điều kiện giao hàng theo Incoterms 2020.
Nghe thì vụn vặt. Nhưng chính đống việc vụn đó là thứ người tuyển muốn biết bạn chịu được hay không.
Mua hàng trực tiếp và mua hàng gián tiếp
Trong phòng mua hàng có hai mảng mà người mới hay gộp làm một. Mua hàng trực tiếp (direct purchasing) là mua những thứ đi vào sản phẩm: nguyên liệu, bao bì, linh kiện, bán thành phẩm. Sai một lô là dây chuyền dừng. Mua hàng gián tiếp (indirect purchasing) là mọi thứ còn lại: văn phòng phẩm, đồng phục, dịch vụ vệ sinh, phụ tùng bảo trì, thuê xe đưa đón công nhân, cả hợp đồng phần mềm.
Người mua trực tiếp chịu áp lực tiến độ và phải đọc được bản vẽ, thông số vật liệu. Người mua gián tiếp làm với rất nhiều loại hàng, mỗi loại một ít, nên cần ngăn nắp và biết hỏi người dùng cuối xem họ thật sự cần gì.
Phòng mua hàng thường có những ai
Tên gọi mỗi nơi một kiểu, nhưng nếu gom lại thì một phòng mua hàng cỡ vừa thường có các vai sau. Bảng dưới là cách tôi hay giải thích cho người mới, không phải sơ đồ chuẩn của công ty nào.
| Vị trí | Việc chính | Người tuyển hay hỏi gì |
|---|---|---|
| Nhân viên mua hàng / trợ lý mua hàng | Nhận PR, xin báo giá, làm PO, theo dõi giao hàng, đối chiếu chứng từ | Có cẩn thận với số liệu không, có chịu được việc lặp lại không |
| Buyer phụ trách nhóm hàng | Chịu trách nhiệm một nhóm hàng, chọn nhà cung cấp, thương lượng giá và điều khoản | Đã từng giảm được chi phí nhóm hàng nào, bằng cách gì |
| Nhân viên phát triển nhà cung cấp (sourcing) | Tìm nguồn mới, đi đánh giá xưởng, làm mẫu thử | Hiểu kỹ thuật tới đâu, có chịu đi công tác không |
| Nhân viên theo dõi đơn hàng (expediter) | Đuổi tiến độ, cập nhật ngày giao, báo trước cho sản xuất khi có trễ | Có dám gọi điện nhắc khách khó tính nhiều lần không |
| Trưởng nhóm / trưởng phòng mua hàng | Duyệt đơn lớn, đặt chính sách mua, làm việc với tài chính về ngân sách | Đã xây được quy trình gì, từng xử lý xung đột lợi ích ra sao |
Ở công ty nhỏ, một người có thể ôm cả năm dòng trên. Vì vậy khi đọc tin tuyển dụng, nhìn mô tả công việc thay vì chức danh.
Người tuyển nhìn gì khi đọc hồ sơ mua hàng
Tôi kể một cặp ứng viên mà tôi vẫn hay dùng làm ví dụ khi dạy người mới trong phòng.
Ứng viên A tốt nghiệp ngành kinh doanh quốc tế, tiếng Anh tốt, CV trình bày đẹp, liệt kê một loạt kỹ năng như “đàm phán”, “giao tiếp”, “làm việc nhóm”. Ứng viên B học cao đẳng kế toán, làm kế toán công nợ phải trả ba năm ở một xưởng in bao bì, tiếng Anh đọc hiểu được email. Hỏi A về một lần mua hàng cụ thể, A kể chuyện đi thực tập và hỗ trợ làm báo giá. Hỏi B, B nói ngay chuyện phát hiện một nhà cung cấp mực in tính đơn giá khác nhau giữa báo giá và hóa đơn trong bốn tháng liền, và cách B lập bảng đối chiếu để đòi lại phần chênh.
Tôi chọn B. Không phải vì A kém, mà vì B đã cho tôi thấy đúng thứ phòng mua cần ở người mới: thói quen soi số và không ngại hỏi lại.
Người tuyển mua hàng ít khi bị thuyết phục bởi chữ “đàm phán” trên CV; họ bị thuyết phục bởi một con số bạn đã giữ lại được cho công ty và cách bạn làm ra nó.
Ngoài chuyện đó, có vài thứ tôi để ý gần như mọi lần. Thứ nhất là khả năng dùng Excel ở mức làm việc thật: lọc, tra cứu, bảng tổng hợp, so sánh báo giá nhiều nhà cung cấp trên một sheet. Thứ hai là đã từng đụng tới một hệ thống quản trị nào đó, có thể là phần mềm kế toán, phần mềm kho hoặc một module ERP, vì nó cho thấy bạn quen với việc dữ liệu phải nhập đúng chỗ. Thứ ba, khó đo hơn, là cách bạn nói về nhà cung cấp. Người nói về nhà cung cấp như đối thủ cần đè bẹp thường làm lâu không được.
Nếu bạn đang xem thị trường để biết doanh nghiệp đang cần những vị trí nào trong mảng này, mô tả công việc ở các tin đăng thực tế là nguồn đọc rất đáng giá. Có thể lướt qua các tin việc làm vật tư – thu mua để xem yêu cầu kinh nghiệm, nhóm hàng và ngoại ngữ đang được ghi thế nào, rồi so với những gì mình đang có.
Chỗ khó của nghề mà ít ai nói trước
Có ba thứ làm người mới bỏ nghề sớm, theo những gì tôi chứng kiến.
Đầu tiên là áp lực từ hai phía. Bộ phận dùng hàng muốn nhanh, muốn đúng loại họ quen dùng. Tài chính muốn rẻ và muốn đủ chứng từ. Nhà cung cấp muốn giữ giá và muốn thanh toán sớm. Người mua hàng ngồi giữa, và gần như mọi lời phàn nàn đều dồn về họ. Ai cần người khác hài lòng với mình mới thấy yên tâm thì sẽ mệt.
Thứ hai là chuyện tiền ngoài. Tôi nói thẳng vì người trong nghề ai cũng biết: lời mời ăn uống, quà Tết, rồi những đề nghị “chia phần trăm” đến sớm hơn bạn tưởng. Công ty tử tế đều có quy định về quà tặng và xung đột lợi ích, nhiều nơi yêu cầu ký cam kết ngay khi nhận việc. Người tuyển hỏi về chuyện này không phải để thử bạn có biết trả lời đúng hay không, mà để nghe bạn phản ứng có tự nhiên không. Một người từng làm mua hàng mà kể được mình đã từ chối thế nào, báo cáo lên ai, thường được đánh giá cao hơn người nói “em chưa gặp bao giờ”.
Ở phòng mua, uy tín mất một lần là mất luôn, vì người ta sẽ nhìn lại mọi đơn hàng cũ của bạn bằng con mắt khác.
Thứ ba là cảm giác không được ghi nhận. Khi mọi thứ trơn tru, không ai nhớ tới phòng mua. Khi hàng trễ một ngày, cả nhà máy biết tên bạn. Một thói quen giúp được phần nào: tự ghi lại số tiền tiết kiệm và số lần xử lý sự cố mỗi quý, để lúc đánh giá cuối năm có cái mà nói.
Từ ngành nào chuyển sang thì dễ
Không có ngành học nào gọi đúng tên “thu mua” ở bậc đại học phổ biến tại Việt Nam, nên người làm nghề đến từ rất nhiều hướng. Theo tôi, mấy nguồn chuyển sang thuận nhất là kế toán (nhất là kế toán công nợ và kế toán kho), thủ kho hoặc quản lý kho, nhân viên xuất nhập khẩu, nhân viên kế hoạch sản xuất, và kỹ sư ở xưởng muốn rời ca kíp.
Kế toán và kho mang theo sự kỹ tính với chứng từ. Xuất nhập khẩu mang theo hiểu biết về thủ tục hải quan, vận tải, điều kiện giao hàng. Kỹ sư mang theo khả năng đọc thông số và nói chuyện được với bên kỹ thuật của nhà cung cấp, cái mà nhiều người mua hàng học kinh tế ra phải mất vài năm mới có.
Sinh viên mới ra trường thì sao? Vẫn vào được, thường qua vị trí trợ lý mua hàng hoặc thực tập ở phòng cung ứng. Tôi khuyên các bạn đừng chỉ chăm vào tiếng Anh. Hãy tìm hiểu một chuỗi cung ứng cụ thể, kể cả của một quán cà phê nhỏ: nhập hạt từ đâu, bao lâu đặt một lần, hết hàng thì làm gì. Kể được chuyện đó trong phỏng vấn nặng ký hơn đọc lại giáo trình.
Thu nhập và những thứ ảnh hưởng tới nó
Tôi không đưa con số ở đây, vì mức lương mua hàng chênh nhau rất xa giữa các loại doanh nghiệp và thay đổi theo năm. Chỉ nói những yếu tố làm nó cao hay thấp. Doanh nghiệp FDI và tập đoàn có khối mua hàng tập trung thường trả tốt hơn công ty nội địa nhỏ cho cùng số năm kinh nghiệm, đổi lại yêu cầu ngoại ngữ và quy trình chặt hơn. Nhóm hàng cũng quan trọng: người mua linh kiện điện tử, hóa chất hoặc thiết bị kỹ thuật thường có giá trên thị trường cao hơn người mua văn phòng phẩm, vì khó thay người hơn. Và người nào chứng minh được mình đã tiết kiệm được bao nhiêu thì luôn có lợi khi đàm phán lương.
Một điều nên biết: ở nhiều công ty, nhân viên mua hàng không có hoa hồng hay thưởng theo doanh số như bên kinh doanh. Thưởng thường gắn với mục tiêu tiết kiệm chi phí, tỷ lệ giao hàng đúng hạn hoặc đánh giá năng lực chung. Ai vào nghề vì nghĩ sẽ có “thu nhập thêm” từ nhà cung cấp thì đó là con đường dẫn ra khỏi nghề, có khi ra cả tòa.
Nghề này hợp với ai
Tôi hay hỏi ứng viên một câu không có trong danh sách câu hỏi chuẩn: “Nếu cùng lúc có ba người gọi hối bạn, bạn xử lý ai trước?” Câu trả lời không quan trọng bằng cách họ nghĩ. Người hợp nghề thường hỏi ngược lại: đơn nào ảnh hưởng tới sản xuất, đơn nào có hạn chót, ai là người quyết. Người không hợp thường trả lời theo cảm tính, ai to tiếng hơn thì làm trước.
Nghề thu mua hợp với người thích trật tự nhưng không cứng nhắc, chịu được việc lặp lại, có chút tò mò về cách món đồ được làm ra, và đủ bình tĩnh khi bị hai phía cùng ép. Nó không hợp lắm với người cần kết quả nhanh, cần được khen thường xuyên, hoặc ngại nói “không”.
Nếu bạn thấy mình ở nhóm đầu, cứ thử. Vào bằng vị trí trợ lý, học thuộc quy trình của một công ty, giữ sổ ghi chép từng đơn hàng mình xử lý. Sau hai ba năm, cái sổ đó sẽ là thứ giúp bạn nói chuyện với người tuyển tiếp theo, bất kể họ là ai.
– Sang –