Tờ đánh giá phỏng vấn của phòng mua hàng chỗ tôi từng làm chỉ có năm dòng, mỗi dòng chấm từ một đến năm. Hiểu quy trình. Xử lý tình huống với nhà cung cấp. Con số và chứng từ. Giao tiếp nội bộ. Và một dòng ghi “có nên gặp lại không”. Câu hỏi có thể đổi, nhưng năm dòng đó gần như không đổi qua nhiều năm.
Tôi viết lại những câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng mà tôi hay dùng, cùng điều tôi nghe ở câu trả lời. Không có đáp án mẫu ở đây. Đáp án mẫu là thứ người phỏng vấn nhận ra nhanh nhất.
Câu mở màn tưởng dễ
“Kể tôi nghe một ngày làm việc của bạn ở chỗ cũ”
Đây là câu tôi hỏi đầu tiên gần như mọi lần. Nó nghe như câu xã giao, thật ra nó cho tôi biết ứng viên làm mua hàng thật hay chỉ mang chức danh.
Ứng viên A trả lời: “Em kiểm tra email, xử lý yêu cầu mua hàng, liên hệ nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng.” Ứng viên B trả lời: “Sáng em mở danh sách PO đến hạn giao trong tuần, gọi mấy nhà cung cấp hay trễ trước. Khoảng mười giờ kho gửi PR mới, em xem cái nào có hàng trong hợp đồng khung thì ra PO luôn, cái nào hàng mới thì phải xin báo giá.” Cả hai đều đúng. Nhưng B vừa cho tôi thấy B biết phân biệt hàng có sẵn hợp đồng với hàng phải đi hỏi giá, biết ưu tiên nhà cung cấp rủi ro. A thì chưa cho tôi thấy gì.
“Vì sao bạn chọn làm mua hàng?”
Câu này không có câu trả lời sai, nhưng có câu trả lời làm tôi lo. “Vì em thích đàm phán” là một ví dụ. Đàm phán chỉ chiếm một phần nhỏ thời gian. Phần lớn là giấy tờ, đối chiếu, theo dõi, gọi điện nhắc. Ứng viên nào nói được rằng mình thích cảm giác giữ cho nhà máy không thiếu hàng, hoặc thích tìm ra nguồn hàng tốt hơn, thường trụ lâu hơn trong nghề.
Mấy câu về quy trình và chứng từ
Phần này tôi chấm khá chặt, vì sai ở đây là sai ra tiền. Một nhân viên nhầm đơn giá giữa hai báo giá có thể làm công ty trả dư cho cả lô hàng. Người chuyển từ nghề khác sang công việc purchasing cũng hay hụt ở đúng phần này, vì chứng từ là thứ chỉ quen tay khi đã làm.
“PR, PO, phiếu nhập kho và hóa đơn khớp nhau thế nào?”
Tôi muốn nghe ứng viên nói về đối chiếu ba bên (three-way match) dù họ không dùng đúng tên gọi đó. Đơn đặt hàng nói mua bao nhiêu, giá bao nhiêu. Phiếu nhập nói kho thực nhận bao nhiêu. Hóa đơn nói nhà cung cấp đòi bao nhiêu tiền. Ba thứ phải khớp thì kế toán mới thanh toán. Người từng làm sẽ kể ngay tình huống lệch: hàng về thiếu, nhà cung cấp vẫn xuất hóa đơn đủ, rồi ai phải gọi ai.
“Nếu bộ phận sản xuất cần hàng gấp mà chưa có PR được duyệt thì sao?”
Câu này là bẫy nhẹ. Ai trả lời “em mua trước rồi bổ sung giấy sau” ngay lập tức thì tôi ghi chú lại. Không phải vì tình huống đó không bao giờ xảy ra, mà vì người trả lời không hỏi gì về quy định nội bộ. Câu trả lời tôi thích hơn có dạng: kiểm tra xem công ty có thủ tục mua khẩn không, ai được duyệt miệng, sau bao lâu phải hoàn thiện chứng từ. Tức là biết linh hoạt nhưng vẫn để lại dấu vết.
Người làm mua hàng giỏi không phải người không bao giờ phá quy trình, mà là người phá quy trình xong vẫn giải thích được với kiểm toán.
Tình huống với nhà cung cấp
Phần này chiếm thời gian lâu nhất trong buổi phỏng vấn. Tôi thường đưa ra tình huống rồi hỏi dồn thêm hai ba lớp, vì câu trả lời đầu tiên ai cũng chuẩn bị được.
“Nhà cung cấp báo tăng giá mười phần trăm từ tháng sau, bạn làm gì?”
Câu trả lời yếu là “em sẽ đàm phán lại”. Đàm phán bằng gì? Tôi hỏi tiếp. Ứng viên khá sẽ nói tới việc xin họ giải thích lý do tăng, kiểm tra giá nguyên liệu đầu vào của họ có thật sự tăng không, xem hợp đồng hiện tại có điều khoản giữ giá không, rồi lấy thêm báo giá từ nguồn khác để có cơ sở. Ứng viên rất khá còn hỏi lại tôi: mình đang mua của họ chiếm bao nhiêu phần sản lượng của họ, vì điều đó quyết định mình có bao nhiêu sức nặng trên bàn.
Tôi không chấm điểm cho câu trả lời đúng, tôi chấm cho số câu hỏi ngược mà ứng viên biết đặt ra trước khi trả lời.
“Hàng về không đúng quy cách, sản xuất đang chờ”
Ở đây có hai việc chạy song song, và người có kinh nghiệm sẽ tách được ra. Một là xử lý trước mắt: có dùng tạm được không, QC có chấp nhận có điều kiện không, có nguồn nào giao bù nhanh không. Hai là xử lý sau: biên bản, yêu cầu khắc phục, ghi nhận vào đánh giá nhà cung cấp. Ứng viên chỉ nói một trong hai việc thường là người mới chỉ đứng xem người khác xử lý.
“Bạn từng mất một nhà cung cấp chưa?”
Câu này tôi hỏi để xem độ thật. Ai làm mua hàng vài năm mà chưa từng có mối quan hệ nhà cung cấp đổ vỡ thì hơi lạ. Tôi muốn nghe họ kể chuyện gì đã xảy ra, mình sai ở đâu, lần sau làm khác ra sao. Người đổ lỗi hoàn toàn cho bên kia thường cũng sẽ đổ lỗi cho đồng nghiệp.
Câu hỏi về liêm chính
Mua hàng là nghề cầm tiền của công ty đi tiêu, nên câu hỏi về quà cáp, hoa hồng không tránh được. Tôi thường hỏi nhẹ nhàng: “Nhà cung cấp gửi quà Tết tới nhà bạn thì bạn xử lý thế nào?” Không ai trả lời “em nhận” cả. Điều tôi nghe là ứng viên có biết công ty cũ có quy định về quà tặng không, có báo cấp trên không, có phân biệt hộp bánh với phong bì không. Một câu trả lời quá trơn, kiểu “em tuyệt đối không bao giờ”, đôi khi làm tôi nghi hơn là câu trả lời có chút lúng túng nhưng kể được chuyện thật.
Nếu bạn chuyển nghề sang mua hàng, đây là phần nên nghĩ trước kỹ nhất, vì nó không đến từ kinh nghiệm mà đến từ cách bạn nhìn chuyện tiền nong.
Con số và công cụ
Tôi hay đưa một bảng báo giá in sẵn của ba nhà cung cấp, mỗi bên ghi đơn giá, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán khác nhau, rồi hỏi nên chọn bên nào. Bẫy nằm ở chỗ bên có đơn giá thấp nhất lại tính giá chưa gồm vận chuyển, hoặc đòi thanh toán trước. Ứng viên chọn ngay theo cột đơn giá là trượt bài này. Ứng viên quy đổi về cùng một mặt bằng, kể cả tính chi phí vốn khi phải trả tiền sớm, thì gần như đậu.
Về phần mềm, tôi hỏi ứng viên từng dùng ERP nào và tạo PO trên đó ra sao. Không cần là SAP hay Oracle. Một hệ thống nội bộ đơn giản cũng được, miễn là họ mô tả được các bước. Còn Excel, tôi hỏi thẳng: dùng VLOOKUP hay XLOOKUP chưa, làm pivot chưa. Có người nói “thành thạo”, tôi nhờ mở máy làm thử, và đó là lúc mọi thứ rõ ra.
Cuối buổi, đến lượt bạn hỏi
Ứng viên không hỏi gì là một tín hiệu xấu nhẹ. Ứng viên hỏi lương ngay là tín hiệu xấu hơn một chút, dù câu đó hoàn toàn chính đáng ở vòng sau. Câu hỏi khiến tôi ghi thêm điểm thường là về công việc: phòng đang mua những nhóm hàng nào, hạn mức duyệt của nhân viên là bao nhiêu, quan hệ với kho và kế hoạch ra sao, lý do vị trí này đang trống.
Câu cuối cùng đó nhiều người ngại hỏi. Thật ra người phỏng vấn tử tế sẽ trả lời thẳng, và câu trả lời cho bạn biết nhiều điều về chỗ mình sắp vào.
– Sang –