Bảng chấm điểm nhà cung cấp đầu tiên tôi làm có mười bốn tiêu chí. Tôi rất tự hào về nó. Sáu tháng sau, không ai trong phòng còn điền nó nữa, kể cả tôi. Mười bốn ô điểm cho mỗi nhà cung cấp, nhân với vài chục nhà cung cấp, mỗi quý một lần, là một việc không ai có thời gian làm cho tử tế.
Từ đó tôi rút ra một điều đơn giản: bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp tốt là bộ mà người ta chịu điền đều đặn, chứ không phải bộ đầy đủ nhất.
Bốn nhóm gần như ai cũng dùng
Trong nghề hay gọi tắt là QCDS: chất lượng (quality), chi phí (cost), giao hàng (delivery) và dịch vụ (service). Có nơi thêm vài chữ nữa, lõi vẫn là bốn nhóm này.
Chất lượng đo bằng tỷ lệ lô hàng bị trả lại hoặc bị lập biên bản không đạt, số lần khiếu nại, và tốc độ nhà cung cấp xử lý khi có lỗi. Tôi để ý nhất cái cuối: ai gửi người xuống kiểm trong hai ngày, ai im lặng cả tuần.
Chi phí không chỉ là đơn giá mà còn là độ ổn định giá qua các quý, điều khoản thanh toán, phí vận chuyển và chi phí kiểm lại hàng lỗi.
Giao hàng là nhóm dễ đo nhất nếu dữ liệu nhập đúng: tỷ lệ giao đúng hạn và đủ số lượng (người ta hay gọi là OTIF, on time in full). Muốn đo được thì ngày hẹn trên PO và ngày nhận thực tế phải được ghi nhận nghiêm túc.
Dịch vụ là phần mềm nhất: phản hồi email có nhanh không, chứng từ có đủ và đúng không, có báo trước khi sắp trễ không, có hỗ trợ khi mình cần gấp không. Phần này chấm theo cảm nhận nên dễ thiên vị. Ai làm nghề mua hàng đủ lâu đều từng thấy một nhà cung cấp được chấm cao chỉ vì nhân viên bán hàng bên đó dễ chịu. Cách tôi hạn chế là cho cả kho và QC cùng chấm, không chỉ phòng mua.
Một tiêu chí chỉ đáng giữ khi bạn có dữ liệu để chấm nó; tiêu chí chấm bằng cảm tính mà chiếm trọng số lớn thì bảng điểm chỉ còn là hình thức.
Đặt trọng số theo nhóm hàng
Cùng một bộ tiêu chí, nhưng trọng số nên khác nhau theo loại hàng. Bảng dưới là khung tôi hay dùng làm điểm xuất phát, sau đó chỉnh theo thực tế từng công ty. Con số chỉ để minh họa cách phân bổ, không phải chuẩn chung nào.
| Nhóm hàng | Chất lượng | Chi phí | Giao hàng | Dịch vụ |
|---|---|---|---|---|
| Nguyên liệu, linh kiện vào sản phẩm | 40 | 20 | 30 | 10 |
| Bao bì | 30 | 30 | 30 | 10 |
| Phụ tùng bảo trì | 25 | 15 | 40 | 20 |
| Văn phòng phẩm, hàng gián tiếp | 20 | 45 | 20 | 15 |
| Dịch vụ (vệ sinh, xe đưa đón, bảo vệ) | 30 | 25 | 15 | 30 |
Phụ tùng bảo trì đặt nặng giao hàng vì một con phớt về trễ có thể làm dừng cả dây chuyền, trong khi giá của nó gần như không đáng kể so với thiệt hại.
Trước khi mua và sau khi mua
Có hai lúc dùng tiêu chí, và người mới hay trộn chúng vào nhau.
Lúc đầu là khi chọn nhà cung cấp mới. Lúc này chưa có dữ liệu giao hàng hay tỷ lệ lỗi, nên người ta đánh giá năng lực: năng lực sản xuất, máy móc, hệ thống quản lý chất lượng (có chứng nhận ISO 9001 hay chưa, áp dụng thật hay chỉ treo trên tường), tình hình tài chính, khách hàng hiện tại. Với nhóm hàng quan trọng, phòng mua thường đi cùng QC xuống xưởng đánh giá tại chỗ.
Lúc sau là đánh giá định kỳ nhà cung cấp đang dùng, thường theo quý hoặc nửa năm, dựa trên dữ liệu thực tế của QCDS. Kết quả dùng để xếp hạng. Với nhóm cần cải thiện, nên gửi kết quả cho chính nhà cung cấp và yêu cầu kế hoạch khắc phục. Nhiều nơi chấm xong để trong ổ chung, nhà cung cấp không bao giờ biết mình bị điểm thấp.
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 có yêu cầu doanh nghiệp kiểm soát các bên cung cấp bên ngoài và lưu hồ sơ đánh giá. Vì thế ở công ty có chứng nhận, bảng điểm nhà cung cấp còn là tài liệu bị hỏi khi đánh giá giám sát.
Khi phỏng vấn, tôi hỏi gì về chuyện này
Người tuyển thường không cần ứng viên thuộc lòng QCDS. Tôi hay đưa một tình huống: nhà cung cấp A rẻ hơn nhưng quý vừa rồi giao trễ ba lần, nhà cung cấp B đắt hơn, giao đúng hạn, nhưng hay gửi hóa đơn sai. Bạn chọn ai cho quý tới, và bạn sẽ nói gì với người còn lại?
Ứng viên A trả lời ngay “chọn B vì giao đúng hạn quan trọng hơn”. Ứng viên B hỏi lại: đó là hàng gì, trễ bao nhiêu ngày, có gây dừng sản xuất không, hóa đơn sai kiểu gì và đã được sửa chưa. Rồi mới đưa ra lựa chọn kèm điều kiện. Tôi nghiêng về người thứ hai, vì cách nghĩ đi từ dữ liệu và nhóm hàng.
Vài lời khuyên khi bạn được giao làm bảng điểm
Giữ dưới tám tiêu chí, mỗi tiêu chí có định nghĩa và nguồn dữ liệu rõ ràng. Viết rõ mỗi mức điểm nghĩa là gì để hai người chấm ra gần giống nhau. Cho người dùng hàng tham gia chấm phần dịch vụ. Và mỗi năm xem lại một lần: tiêu chí nào không còn phân biệt được nhà cung cấp tốt với nhà cung cấp kém thì bỏ đi.
Cái bảng mười bốn tiêu chí của tôi ngày xưa, sau ba lần cắt, còn lại sáu. Từ đó nó được điền đều.
– Sang –