Người bán hàng của nhà cung cấp thường biết bạn không có quyền quyết trước cả khi bạn mở miệng. Họ nhìn chức danh trong chữ ký email, họ hỏi khéo “chị/anh trình sếp giúp em nhé”, và họ biết rằng đẩy được bạn vào thế phải xin ý kiến là họ đã thắng một nửa. Đó là điều tôi ước có ai nói với tôi hồi mới làm buyer.
Nhưng ngồi phía tuyển dụng nhiều năm, tôi lại thấy một chuyện khá ngược. Những người đàm phán với nhà cung cấp giỏi nhất trong phòng tôi không phải là người có quyền ký lớn nhất. Họ là người chuẩn bị kỹ nhất, và biết dùng chính việc mình ít quyền như một lá chắn.
Chưa có quyền thì có gì
Một nhân viên mua hàng năm đầu thường được tự quyết trong biên độ rất hẹp, có khi chỉ là chọn giữa các nhà cung cấp đã được duyệt, với đơn dưới một ngưỡng giá trị nhất định. Giá, điều khoản thanh toán, thời hạn hợp đồng đều phải trình lên. Nghe thì như chẳng có gì để đàm phán.
Thật ra bạn có ba thứ mà sếp bạn thường không có: thời gian, dữ liệu chi tiết và quan hệ hằng ngày với người bán. Sếp duyệt hàng chục tờ trình mỗi tuần, không nhớ nổi đơn giá thùng carton tháng Ba; bạn thì có file để tra. Bạn cũng là người nói chuyện với nhân viên kinh doanh bên kia gần như mỗi ngày, biết họ đang chịu áp lực doanh số cuối quý hay vừa mất một khách lớn.
Vậy nên trước khi nghĩ “mình không có quyền”, hãy nghĩ “mình đang có thông tin gì mà người có quyền không có”.
Chuẩn bị trước cuộc nói chuyện
Phần lớn kết quả đàm phán được quyết định trước khi gọi điện. Tôi thường bắt người mới chuẩn bị đủ mấy thứ sau trước bất kỳ cuộc thương lượng nào có giá trị đáng kể.
– Họ phải có lịch sử mua của mặt hàng đó trong ít nhất một năm, gồm số lượng, đơn giá từng đợt và những lần giao trễ hay lỗi.
– Họ phải có ít nhất một báo giá so sánh từ nguồn khác, kể cả khi chưa định đổi nhà cung cấp.
– Họ phải biết giá nguyên liệu đầu vào chính của mặt hàng đó đang lên hay xuống, nếu là thứ có giá thị trường công khai như thép, nhựa, giấy.
– Họ phải biết trước mức trần mà sếp chấp nhận được, và điều gì sếp nhất định không đổi.
Mục cuối là mục người mới hay bỏ qua, vì ngại hỏi sếp. Nhưng đi đàm phán mà không biết giới hạn của mình thì hoặc là bạn hứa quá tay, hoặc là bạn không dám đòi gì.
Có một khái niệm người trong nghề hay nhắc là BATNA, phương án thay thế khi không đạt được thỏa thuận. Nói đơn giản: nếu nhà cung cấp này không giảm, bạn còn đường nào? Có nguồn khác đã duyệt không, có gom đơn với bộ phận khác được không? Biết rõ đường lui của mình thì giọng nói tự khắc vững hơn.
Đừng chỉ đòi giảm giá
Người mới thường coi đàm phán là đòi giảm đơn giá. Đó là thứ khó đòi nhất, vì nhà cung cấp phòng thủ chặt nhất ở đó. Trong khi có rất nhiều thứ khác mang lại giá trị tương đương mà bên bán dễ nhượng hơn.
Thời hạn thanh toán là một. Kéo từ ba mươi ngày lên bốn mươi lăm hay sáu mươi ngày giúp dòng tiền công ty rất nhiều, và phòng tài chính sẽ nhớ tên bạn. Phí vận chuyển là hai: nhiều nhà cung cấp sẵn sàng bao vận chuyển nếu bạn chịu gom đơn để đủ một chuyến xe. Thời gian giao, hàng dự phòng giữ sẵn ở kho bên bán, thời hạn bảo hành, điều khoản đổi trả hàng lỗi, chiết khấu khi đạt sản lượng năm. Mỗi thứ đó đều quy ra tiền được, và đều có thể đặt lên bàn.
Khi không đòi được giá, hãy đòi điều kiện; một điều khoản thanh toán tốt hơn nhiều khi đáng giá hơn vài phần trăm chiết khấu.
Tôi từng so hai buyer trong cùng một quý. Người A ép được nhà cung cấp hóa chất giảm đơn giá một chút, nhưng phải chấp nhận thanh toán trước một phần. Người B giữ nguyên giá với nhà cung cấp bao bì, đổi lại được kéo dài hạn thanh toán và bên bán giữ sẵn hai tuần hàng tại kho của họ. Trên báo cáo tiết kiệm, A trông đẹp hơn. Nhưng khi cuối năm có đợt khan giấy, nhà máy không dừng dây chuyền bao bì ngày nào, và tài chính tính ra phần lợi từ dòng tiền của B lớn hơn. Đánh giá năm đó, tôi xếp B cao hơn. Từ đó, mỗi lần tuyển cho vị trí nhân viên thu mua, tôi hỏi ứng viên về điều khoản họ từng đổi được chứ không chỉ hỏi về giá.
Dùng chuyện “phải trình sếp” cho đúng
Đây là chỗ ít quyền trở thành lợi thế, nếu bạn dùng nó thật lòng chứ không phải như một mánh.
Khi nhà cung cấp đưa ra đề nghị, bạn không phải trả lời ngay. “Em ghi nhận, em sẽ trình và phản hồi trước thứ Năm” là câu hoàn toàn bình thường. Nó cho bạn thời gian so sánh, hỏi thêm nguồn khác, tính lại tổng chi phí. Người có quyền quyết ngồi trực tiếp trên bàn thì khó làm thế hơn, vì từ chối hay đồng ý đều phải ngay.
Ngược lại, khi bạn muốn đòi thêm, bạn có thể đặt yêu cầu dưới dạng điều kiện để được duyệt: “Với mức này em khó trình lắm, nếu bên anh hỗ trợ thêm phí vận chuyển thì em có cơ sở để đề xuất”. Câu này không nói dối, không đe dọa, và cho bên bán một lối đi để nhượng mà không mất mặt.
Những câu không nên nói
Có vài câu mà tôi nghe người mới nói rồi phải gọi vào nói chuyện riêng.
Đầu tiên là hứa sản lượng mình không kiểm soát được. “Năm sau bên em chắc lấy gấp đôi” là câu bên bán sẽ ghi lại và nhắc khi bạn đòi giữ giá. Nếu muốn dùng sản lượng làm đòn bẩy, phải lấy số dự báo có văn bản từ bộ phận kế hoạch.
Thứ hai là bất cứ điều gì dính tới lợi ích cá nhân, dù chỉ đùa. Một câu nửa đùa nửa thật về “quà cáp” có thể đi xa hơn bạn nghĩ.
Nhà cung cấp nhớ cách bạn đối xử với họ lâu hơn họ nhớ giá đã chốt. Đến lúc khan hàng, họ sẽ ưu tiên ai thì bạn biết rồi.
Người tuyển nghe gì khi hỏi về đàm phán
Khi phỏng vấn một vị trí mua hàng, tôi hầu như luôn hỏi ứng viên kể một lần thương lượng với nhà cung cấp. Thứ tôi để ý không phải là họ ép được bao nhiêu phần trăm. Tôi nghe xem họ đã chuẩn bị gì, họ biết giới hạn của mình không, họ có nghĩ tới phía bên kia cần gì không, và sau đó quan hệ với nhà cung cấp ra sao.
Một ứng viên từng kể với tôi rằng bạn ấy không giảm được đồng nào cho một hợp đồng thuê xe đưa đón công nhân, nhưng đã đưa vào điều khoản phạt khi xe trễ quá mười lăm phút và điều khoản thay tài xế khi có phản ánh. Sáu tháng sau, số lần xe trễ giảm hẳn. Câu chuyện đó thuyết phục tôi hơn nhiều so với một ứng viên khác khoe ép giá được hai con số nhưng không nhớ nhà cung cấp đó còn làm với công ty hay không.
Nếu bạn đang nhắm tới một chỗ làm mua hàng và chưa có kinh nghiệm đàm phán chính thức, hãy nghĩ lại những lần bạn từng thương lượng trong vai trò khác: đổi điều kiện với chủ nhà trọ, xin gia hạn công nợ cho khách khi làm kế toán, nói chuyện với nhà xe khi làm hành chính. Cách bạn chuẩn bị và giữ quan hệ trong những lần đó cũng chính là thứ người tuyển muốn nghe.
– Sang –