Có một ứng viên từng hỏi ngược tôi ở cuối buổi phỏng vấn: “Anh ơi, vị trí này ghi Procurement Officer, nhưng mô tả công việc toàn là làm PO với theo dõi giao hàng. Vậy rốt cuộc là purchasing hay procurement?” Tôi cười, vì câu hỏi đó đúng hơn bạn ấy nghĩ. Ở công ty tôi lúc ấy, hai chữ này được dùng lẫn lộn, và chính người viết tin tuyển dụng cũng không phân biệt.
Sách giáo khoa thì có câu trả lời gọn. Nhưng khi đi làm, chuyện purchasing và procurement khác nhau ra sao phụ thuộc rất nhiều vào quy mô công ty, cách họ chia phòng ban và cả thói quen gọi tên của người sếp đầu tiên dựng phòng mua.
Cách người trong nghề hay phân biệt
Nếu phải nói ngắn, tôi nói thế này. Purchasing là phần giao dịch: nhận nhu cầu, xin báo giá, chọn nơi bán, phát hành đơn đặt hàng, theo dõi hàng về, khớp hóa đơn để kế toán thanh toán. Nó trả lời câu hỏi “mua cái này thế nào cho đúng và kịp”.
Procurement rộng hơn. Nó bao cả purchasing, cộng thêm những việc xảy ra trước và sau một đơn hàng. Trước là phân tích chi tiêu xem công ty đang mua gì nhiều, lập chiến lược cho từng nhóm hàng, tìm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng khung một hai năm. Sau là quản lý hợp đồng, đo hiệu suất nhà cung cấp, xử lý rủi ro khi nguồn hàng có vấn đề. Procurement trả lời câu hỏi “công ty nên mua những gì, từ ai, theo điều kiện nào trong vài năm tới”.
Một cách hình dung mà tôi hay dùng: purchasing là chuyện của từng đơn hàng, procurement là chuyện của cả danh mục chi tiêu.
Khác biệt thật nằm ở tầm nhìn thời gian: người làm purchasing nghĩ theo tuần, người làm procurement nghĩ theo năm và theo cả nhóm hàng.
Ở nhiều tài liệu nước ngoài, bạn sẽ thấy thêm chữ sourcing, tức phần tìm nguồn và chọn nhà cung cấp, nằm giữa hai khái niệm trên. Có công ty tách hẳn đội sourcing ra riêng, nhất là ở ngành may mặc, giày da, điện tử, nơi việc đi xưởng đánh giá và làm mẫu chiếm nhiều thời gian.
Ở công ty Việt Nam thì sao
Thực tế tôi gặp là thế này. Ở doanh nghiệp nhỏ và vừa, gần như không ai tách. Có một phòng mua hàng hoặc phòng vật tư, hai ba người làm hết từ tìm nhà cung cấp tới đuổi theo hóa đơn. Tin tuyển dụng có thể ghi “nhân viên purchasing” hay “procurement” tùy người viết thích chữ nào.
Ở doanh nghiệp FDI cỡ lớn và tập đoàn, ranh giới rõ hơn. Thường có một nhóm gọi là strategic procurement hoặc category management phụ trách chiến lược và hợp đồng, và một nhóm operational purchasing hoặc buyer xử lý đơn hàng hằng ngày, có khi đặt ở nhà máy. Nhiều nơi còn chuyển phần đơn hàng lặp lại sang một trung tâm dịch vụ dùng chung ở nước khác, phòng ở Việt Nam chỉ giữ phần làm việc với nhà cung cấp địa phương.
Vì vậy, khi đọc một tin tuyển dụng, đừng dựa vào chức danh. Đọc kỹ mục trách nhiệm. Nếu thấy nhiều động từ như “phát hành PO”, “theo dõi giao hàng”, “đối chiếu hóa đơn”, đó là việc purchasing dù chức danh có ghi gì. Nếu thấy “phân tích chi tiêu”, “xây dựng chiến lược nhóm hàng”, “đàm phán hợp đồng khung”, “đánh giá rủi ro nhà cung cấp”, đó là procurement. Ai muốn hiểu kỹ hơn về công việc mua hàng trong doanh nghiệp thì nên đọc thêm phần tôi viết riêng về các vị trí trong phòng mua.
Người tuyển thấy khác gì giữa hai kiểu ứng viên
Tôi từng tuyển cùng lúc hai vị trí, một buyer ở nhà máy và một chuyên viên procurement cho nhóm hàng bao bì. Hai người được nhận rất khác nhau.
Ứng viên A cho vị trí buyer nói nhiều về số đơn hàng xử lý mỗi tháng, tỷ lệ giao đúng hạn, cách bạn ấy nhắc nhà cung cấp. Bạn ấy không giỏi nói chuyện chiến lược, nhưng tôi không cần chuyện đó ở vị trí này. Tôi cần người không để sót đơn.
Ứng viên B cho vị trí procurement thì tôi hỏi khác. Tôi đưa một bảng chi tiêu bao bì của năm trước, đã che tên nhà cung cấp, rồi hỏi bạn ấy thấy gì. B chỉ ra rằng có ba nhà cung cấp thùng carton cho cùng một quy cách, mỗi nơi đặt một ít, và gợi ý gom về một hai nơi để đàm phán theo sản lượng năm. Đó là cách nghĩ procurement.
Nếu đổi chỗ hai người, có lẽ cả hai đều sẽ chật vật năm đầu. Không phải vì ai kém, mà vì nhịp việc khác nhau. Người làm purchasing quen với cảm giác xong việc mỗi ngày. Người làm procurement có khi cả quý mới thấy kết quả của một hợp đồng.
Nên bắt đầu từ phía nào
Nếu bạn mới vào nghề, tôi nghiêng về bắt đầu từ purchasing. Lý do đơn giản: bạn sẽ thấy tận mắt mọi thứ có thể hỏng trong một đơn hàng, từ báo giá thiếu phí vận chuyển tới hóa đơn sai mã số thuế. Người làm procurement chưa từng ngồi ghế buyer thường viết ra những điều khoản hợp đồng rất đẹp nhưng khó vận hành.
Ngược lại, nếu bạn đã có vài năm ở kế hoạch, tài chính hoặc phân tích dữ liệu, đi thẳng vào procurement không phải là ý tồi. Phân tích chi tiêu và mô hình tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership) là phần người có nền tài chính làm rất nhanh.
Còn chuyện danh xưng trên CV, tôi khuyên ghi đúng việc mình đã làm. Người tuyển nhìn ra ngay khi chức danh to hơn công việc.
Hỏi nhanh đáp gọn
H: Supply chain có phải là procurement không?
Đ: Không. Chuỗi cung ứng rộng hơn nhiều, gồm cả kế hoạch, sản xuất, kho, vận tải, phân phối. Procurement là một mắt trong đó, phần đầu vào.
H: Lương bên procurement có hơn bên purchasing không?
Đ: Thường vị trí procurement chiến lược được trả tốt hơn ở cùng số năm, vì yêu cầu phân tích và đàm phán cao hơn. Nhưng nó còn tùy ngành, quy mô công ty và nhóm hàng, nên khó so một cách chung.
H: Chuyển từ purchasing sang procurement mất bao lâu?
Đ: Không có mốc cố định. Người tôi thấy chuyển suôn sẻ là người tự làm thêm việc phân tích nhóm hàng mình phụ trách và đem kết quả đi trình bày, chứ không đợi được giao.
– Sang –