Một sáng thứ Hai, tổ bảo trì gọi lên phòng mua hỏi sao chưa thanh toán cho bên sửa máy nén khí. Tôi mở hệ thống ra tìm: không có PR, không có PO, không có báo giá. Hóa đơn thì đã nằm ở kế toán. Hóa ra tổ trưởng gọi thợ quen tới sửa gấp hôm thứ Bảy, hứa “thứ Hai làm giấy sau”. Vụ đó mất gần hai tuần mới gỡ xong, và người bị hỏi nhiều nhất lại là nhân viên mua hàng, người không hề biết chuyện.
Tôi kể để nói rằng quy trình mua hàng trong doanh nghiệp không phải là thủ tục cho có. Nó là cách để mọi đồng tiền đi ra khỏi công ty đều có người yêu cầu, có người duyệt, có người nhận hàng và có chứng từ khớp nhau. Khi một bước bị bỏ qua, ai đó sẽ phải trả giá, thường là người đứng cuối dây.
Luồng dưới đây là thứ tôi gặp ở hầu hết các công ty từng làm. Tên chứng từ có thể khác, thứ tự gần như giống.
Luồng chứng từ trong một đơn hàng
Phiếu đề nghị mua hàng (PR)
Mọi thứ bắt đầu từ nhu cầu. Bộ phận sản xuất cần thêm nguyên liệu, kho báo tồn dưới mức tối thiểu, phòng IT cần thay màn hình. Người có nhu cầu lập phiếu đề nghị mua hàng, purchase requisition, gọi tắt là PR. Trên PR phải có mô tả hàng, quy cách, số lượng, ngày cần, mục đích sử dụng và mã chi phí hoặc mã dự án để kế toán biết ghi vào đâu.
PR chưa phải lệnh mua. Nó là lời xin. Trưởng bộ phận ký duyệt PR để xác nhận nhu cầu là thật và nằm trong ngân sách của bộ phận. Có ERP thì PR chạy luồng duyệt trên hệ thống, không thì là tờ giấy hoặc file Excel qua email.
Lỗi hay gặp nhất ở bước này là mô tả mơ hồ. “Mua 10 cái bạc đạn” mà không ghi mã, kích thước, hãng hay tương đương. Người mới cứ thế đi hỏi giá rồi mua sai loại; người làm lâu gọi hỏi lại ngay.
Hỏi giá và chọn nhà cung cấp
Khi PR đã duyệt, phòng mua gửi yêu cầu báo giá (request for quotation, RFQ) cho các nhà cung cấp. Nhiều công ty quy định số báo giá tối thiểu theo giá trị đơn hàng: dưới một ngưỡng thì một báo giá là đủ, trên ngưỡng đó cần hai hoặc ba báo giá cạnh tranh. Ngưỡng này do mỗi công ty tự đặt trong quy chế mua hàng nội bộ.
Có những trường hợp chỉ một nguồn cung, ví dụ phụ tùng chính hãng của máy nhập khẩu hoặc dịch vụ bảo hành của nhà sản xuất thiết bị. Khi đó người mua làm tờ trình giải thích vì sao không có báo giá cạnh tranh. Tờ trình này rất hay bị kiểm toán nội bộ soi, nên viết lý do cho cụ thể.
Báo giá về thì phải quy về cùng mặt bằng mới so được: cùng đơn vị tính, đã hay chưa gồm thuế giá trị gia tăng, có phí vận chuyển không, giao bao lâu, thanh toán thế nào, bảo hành bao lâu.
Duyệt mua theo cấp thẩm quyền
Sau khi so sánh, người mua đề xuất chọn nhà cung cấp và trình duyệt. Cấp duyệt thường đi theo bảng phân quyền: đơn giá trị nhỏ thì trưởng phòng mua duyệt, lớn hơn thì cần giám đốc tài chính, lớn nữa thì tổng giám đốc. Bảng phân quyền này là tài liệu đáng đọc nhất trong tuần đầu đi làm, vì nó cho biết bạn được tự quyết tới đâu.
Đơn đặt hàng (PO)
Chỉ khi đề xuất được duyệt, người mua mới phát hành đơn đặt hàng, purchase order hay PO. PO là văn bản mang tính cam kết với nhà cung cấp: mua cái gì, bao nhiêu, giá bao nhiêu, giao ở đâu, khi nào, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (với hàng nhập khẩu thì thường ghi theo Incoterms 2020). Nhà cung cấp xác nhận PO bằng chữ ký hoặc email phản hồi.
PR là nội bộ xin phép, PO là lời hứa với bên ngoài; nhầm hai thứ này là nguồn gốc của rất nhiều cuộc cãi nhau với kế toán.
Nhận hàng và kiểm hàng
Hàng về kho, thủ kho đối chiếu với PO và phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Với hàng cần kiểm chất lượng, bộ phận QC lấy mẫu kiểm theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận. Đạt thì kho lập phiếu nhập kho hoặc ghi nhận nhận hàng (goods receipt) trên hệ thống. Không đạt thì lập biên bản, báo phòng mua để làm việc với nhà cung cấp về đổi trả hay giảm giá.
Nhiều người nghĩ tới đây là phòng mua xong việc. Chưa đâu.
Đối chiếu và thanh toán
Hóa đơn điện tử của nhà cung cấp gửi về kế toán. Kế toán, có khi cùng phòng mua, làm cái gọi là đối chiếu ba chiều (three-way match): PO nói mua bao nhiêu với giá bao nhiêu, phiếu nhập kho nói thực nhận bao nhiêu, hóa đơn nói tính tiền bao nhiêu. Ba con số khớp thì mới chuyển sang thanh toán theo hạn trên PO.
Ai làm gì ở từng bước
Bảng dưới gom lại cho dễ nhìn. Đây là cách phân vai phổ biến tôi gặp, mỗi công ty có thể dồn hoặc tách khác đi.
| Chứng từ | Ai lập | Ai duyệt hoặc xác nhận | Hay sai ở đâu |
|---|---|---|---|
| PR | Bộ phận có nhu cầu | Trưởng bộ phận đó | Mô tả thiếu quy cách, ngày cần quá gấp |
| RFQ và bảng so sánh báo giá | Nhân viên mua hàng | Trưởng phòng mua | So giá chưa cùng điều kiện thuế, vận chuyển |
| Tờ trình chọn nhà cung cấp | Nhân viên mua hàng | Theo bảng phân quyền | Lý do chọn chung chung, thiếu so sánh |
| PO | Nhân viên mua hàng | Người có thẩm quyền, nhà cung cấp xác nhận | Phát hành sau khi hàng đã giao |
| Phiếu nhập kho / biên bản kiểm hàng | Kho, QC | Trưởng kho | Nhận thiếu nhưng ghi đủ cho nhanh |
| Hóa đơn và đề nghị thanh toán | Nhà cung cấp, kế toán | Kế toán trưởng | Đơn giá hóa đơn khác PO |
Nhìn bảng thì thấy phòng mua chỉ trực tiếp lập ba trên sáu loại chứng từ. Nhưng gần như mọi lỗi ở cả sáu dòng đều quay về hỏi phòng mua, vì người ta coi phòng mua là chủ của đơn hàng. Điều đó đúng, và cũng là lý do người tuyển cho nghề purchasing ở doanh nghiệp luôn hỏi ứng viên đã từng theo một đơn hàng từ đầu tới cuối chưa.
Bộ hồ sơ tôi bắt người mới kiểm trước khi chuyển kế toán
Mỗi lần có người mới vào phòng, tôi đưa cho họ một danh sách để dán cạnh màn hình. Nhiều người cười, cho tới lần đầu bị kế toán trả hồ sơ.
☐ PR đã duyệt, đúng mã chi phí
☐ Báo giá đủ số lượng theo quy chế, hoặc tờ trình một nguồn
☐ Bảng so sánh và tờ trình chọn nhà cung cấp có chữ ký
☐ PO đã phát hành TRƯỚC ngày giao hàng, có xác nhận của nhà cung cấp
☐ Phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm hàng nếu có
☐ Hóa đơn điện tử đúng tên, mã số thuế, đơn giá, số lượng như PO
☐ Hợp đồng hoặc phụ lục nếu đơn vượt ngưỡng phải ký hợp đồng
Dòng thứ tư là dòng bị vi phạm nhiều nhất. Người ta gọi là PO hồi tố, tức làm PO sau khi hàng đã giao, đúng như vụ máy nén khí tôi kể ở đầu. Thỉnh thoảng có lý do chính đáng như sự cố dừng máy. Nhưng nếu nó xảy ra thường xuyên, quy trình của công ty đang có vấn đề, và kiểm toán sẽ ghi nhận.
Những chỗ quy trình hay bị lách
Chia nhỏ đơn hàng
Một đơn vượt ngưỡng cần ba báo giá, thế là có người chia thành hai ba PR nhỏ hơn ngưỡng, gửi cách nhau vài ngày. Làm thế thì nhanh, nhưng là thứ kiểm toán nội bộ hay tìm nhất. Nếu bạn là người mua hàng và thấy các PR giống nhau liên tục từ cùng một bộ phận, hãy hỏi lại và báo trưởng phòng.
Chỉ định nhà cung cấp từ trên xuống
Đôi khi bộ phận yêu cầu ghi thẳng tên nhà cung cấp vào PR, kèm câu “chỉ dùng được hàng của bên này”. Có khi đúng thật vì lý do kỹ thuật. Có khi không. Người mua hàng có quyền, và nên, yêu cầu lý do kỹ thuật bằng văn bản trước khi chấp nhận mua từ một nguồn.
Quy trình tốt trông như thế nào
Tôi không tin có quy trình hoàn hảo. Quy trình quá chặt thì người dùng tìm cách lách, quá lỏng thì thất thoát. Theo kinh nghiệm của tôi, một quy trình mua hàng chạy ổn thường có mấy dấu hiệu: người ngoài phòng mua đọc được và hiểu trong mười phút, có đường đi riêng cho mua gấp nhưng mua gấp phải để lại dấu vết, ngưỡng báo giá và cấp duyệt được xem lại định kỳ theo thực tế, và đơn nhỏ lặp lại được gom vào hợp đồng khung để người mua dành thời gian cho đơn lớn.
Với người mới, đừng vội nghĩ cách cải tiến. Năm đầu, hãy làm đúng quy trình hiện có tới mức bạn biết rõ chỗ nào nó vướng và vì sao. Lúc đó đề xuất của bạn mới có người nghe.
– Sang –